Als je een activiteit of evenement met openbaar karakter organiseert, dan moet je dat aanvragen via het online evenementenloket. Dergelijke activiteiten zijn onder meer: feesten (wijkfeesten, buurtfeesten,…), speelstraten, muziekactiviteiten (festival, fuif,…), grotere sportactiviteiten (loopcross, fietstourtochten), stoeten en optochten,...
Moet ik een aanvraag indienen of niet? Gebruik de beslissingsboom.
We hebben een schema gemaakt zodat je snel kan nagaan of je voor jouw evenement een aanvraag of melding moet indienen. Mogelijk moet je niets aanvragen of melden maar wel rekening houden met enkele belangrijke aandachtspunten.
Opmerking: als jouw evenement deels plaats vindt op privédomein en deels op een openbare plaats dan volg je het schema vanaf de openbare plaats.
Voorwaarden
Respecteer de timing
- Evenementen vraag je minstens 30 kalenderdagen (1 maand) op voorhand aan.
- Evenementen met een grotere impact of omvang vraag je 60 kalenderdagen (2 maanden) op voorhand aan. Hieronder vallen evenementen waarbij je:
- meer dan 400 bezoekers verwacht,
- in geval van nood een groter veiligheidsrisico verwacht omwille van bijvoorbeeld de specifieke doelgroep waarop het evenement is gericht (kleine kinderen, minder mobiele mensen,...)
- de normale verkeerscirculatie wijzigt bijvoorbeeld door het volledig afsluiten van een straat of het inleggen van een omleiding.
- Voor speelstraten is een specifiek reglement van kracht. Je vraagt deze in principe 8 weken (+/- 60 kalenderdagen) op voorhand aan. In de zomervakantie volstaat een aanvraag tot 4 weken op voorhand in te dienen.
- Meldingen geef je zo snel mogelijk in zodat hulpdiensten optimaal geïnformeerd kunnen worden. Mogelijke adviezen van de hulpdiensten bereiken jou hierdoor ook sneller zodat je er bij de organisatie van het evenement rekening met kan houden.
Procedure
We werken met een online aanvraagformulier (handleiding onderaan bij downloads).
Omdat er bij de organisatie van een evenement heel wat komt kijken omvat een aanvraag zeer uiteenlopende vragen. Hierdoor krijg je een zicht op jouw taken en verplichtingen als organisator. De vragen gaan onder andere over: de veiligheid, geluid(snormen), duurzaamheid, verlichting, netheid,…. Bekijk ook de informatiepagina voor organisatoren, daarop hebben we deze belangrijke aspecten gebundeld. Zeker voor organisaties of personen die voor het eerst een specifiek evenement organiseren kan dit uiterst zinvolle informatie bevatten.
Vraag je evenement hier aan (met registratie)
Tip: registreer jezelf (maak een login aan)!
Dankzij jouw registratie zal EagleBe jouw contactgegevens onthouden zodat je deze niet telkens opnieuw moet ingeven. Je kan hierdoor ook steeds nagaan in welke stap jouw aanvraag zich bevindt. Bijkomend voordeel, als er iets wijzigt aan jouw aanvraag of je dient een aanvraag in die jaarlijks terugkeert, dan kan je deze met een eenvoudige klik kopiëren en moet je niet helemaal opnieuw jouw aanvraag indienen. Ook als je nog iets van informatie moet opzoeken, zal het systeem onthouden waar je gebleven bent wanneer je terug inlogt.
Vul je toch liever een aanvraag in zonder registratie? Dat kan via deze link.
Regelgeving
Lees hier de algemene voorwaarden.
Op jouw vergunning worden mogelijk bijkomende voorwaarden opgelegd.
Meer info
Wat gebeurt er nadat ik mijn aanvraag heb ingediend?
Nadat je jouw aanvraag hebt ingediend, gaan we na of je activiteit of evenement niet gehinderd zal worden door andere evenementen of eventuele werkzaamheden op het openbaar domein. Daarnaast worden toestemmingen of adviezen van de hulpdiensten (politie, brandweer en medische diensten), de veiligheidscel en het college van burgemeester en schepenen voor jou verzameld.
Van zodra de nodige positieve adviezen verkregen zijn en na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen, ontvang je een officiële toelating voor jouw evenement.
Nood aan meer uitleg? Vragen, opmerkingen? Is er iets niet duidelijk? Twijfels om te starten met organiseren, contacteer ons zodat we kunnen zeggen in welke fase jouw aanvraag zit en wat dit betekent.
Stuur een e-mail naar evenementen@wijnegem.be of bel 03 288 21 10.
Bekijk ook
- Materiaal ontlenen of een zaal nodig voor je evenement?
Reserveer via: https://reservaties.wijnegem.be/
- Welke maatregelen kan je nemen bij warme temperaturen?
https://www.warmedagen.be/evenementen-organiseren-bij-warm-weer
- Meer informatie nodig bij het organiseren?
Ga naar de informatiepagina-voor-organisatoren
