Evenement aanvragen

Inhoud

Zolang er coronamaatregelen gelden worden alle aanvragen besproken op het veiligheidsoverleg van het lokaal bestuur.

Als je een activiteit of evenement met openbaar karakter organiseert, dan moet je dat aanvragen via het online evenementenloket. Activiteiten met openbaar karakter zijn onder meer: feesten (wijkfeesten, buurtfeesten,…), speelstraten, muziekactiviteiten (festival, fuif,…), grotere sportactiviteiten (loopcross, fietstourtochten), stoeten en optochten, ...

Voorwaarden

1. Respecteer de timing

Grote evenementen moet je minstens 2 maanden op voorhand aanvragen, voor kleinere evenementen volstaat het om 1 maand op voorhand je aanvraag in te dienen. Van zodra je meer dan 100 toeschouwers verwacht, valt dit onder een groot evenement. Hetzelfde geldt voor evenementen waarbij een verandering moet gebeuren aan de normale verkeerscirculatie. Ook evenementen waar heel wat extra bij komt kijken of waarbij er gewerkt wordt met specifieke doelgroepen zoals jongeren, kinderen, mindervaliden of 65-plussers vraag je best 2 maanden op voorhand aan.

2. Win voorafgaand advies in - het Covid Event Risk Model (CERM)

Sinds 1 juli 2020 voerde de overheid het Covid Event Risk Model in. We vragen aan iedereen die een evenement wilt organiseren (groot of klein) om de tool te gebruiken. Het model laat je immers toe meer inzicht te verwerven in het COVID-veiligheidsrisico van elk evenement. Zo kan je jouw evenement scannen en aanpassen mocht dit nodig zijn. Het verworven resultaat, een kleurenlabel (groen, oranje of rood) voeg je verplicht toe als bijlage aan jouw aanvraag bij het digitaal evenementenloket.

Start hier je eventscan.

3. Respecteer de geldende COVID-19 maatregelen

Momenteel is het organiseren van evenementen verboden. Indien er terug versoepelingen zijn, moet je de sectorprotocollen volgen en wordt van elk individu verwacht de regels te respecteren om de verspreiding van COVID-19 tegen te gaan.

Procedure

We werken met een online aanvraagformulier (handleiding onderaan bij de downloads)

Omdat er bij de organisatie van een evenement heel wat komt kijken zal je tijdens het doorlopen van je aanvraag zeer uiteenlopende vragen krijgen. Hierdoor krijg je een zicht op jouw taken en verplichtingen als organisator. De vragen gaan onder andere over: de veiligheid, geluid(snormen), duurzaamheid, verlichting, netheid,…. Op de informatiepagina voor organisatoren hebben we deze belangrijke aspecten gebundeld. Zeker voor organisaties of personen die voor het eerst een specifiek evenement organiseren kan dit uiterst zinvolle informatie bevatten. 

Vraag je evenement hier aan (met registratie)

Tip

Registreer jezelf! Door gebruik te maken van de registratie zal EagleBe je profiel onthouden en moet je niet bij elke aanvraag alle contactgegevens opnieuw ingeven. Je kan dan ook te allen tijde nagaan in welke stap jouw aanvraag zich bevindt. Bijkomend voordeel, als er iets wijzigt aan jouw aanvraag of je dient een aanvraag in die jaarlijks terugkeert, dan kan je deze met een eenvoudige klik kopiëren en moet je niet helemaal opnieuw jouw aanvraag indienen. Ook als je nog iets van informatie moet opzoeken, zal het systeem onthouden waar je gebleven bent wanneer je terug inlogt.

Vul je toch liever een aanvraag in zonder registratie? Dat kan via deze link.

Regelgeving

Lees hier de algemene voorwaarden. 

Op jouw vergunning worden mogelijk bijkomende voorwaarden opgelegd.  

Meer info

Nadat je jouw aanvraag hebt ingediend, gaan we na of je activiteit of evenement niet gehinderd zal worden door andere evenementen of eventuele werkzaamheden op het openbaar domein. Daarnaast worden toestemmingen of adviezen van de hulpdiensten (politie, brandweer en medische diensten), de veiligheidscel en het college van burgemeester en schepenen voor jou verzameld.

Van zodra de nodige positieve adviezen verkregen zijn en na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen, ontvang je een officiële toelating voor jouw evenement. 

Nood aan meer uitleg? Vragen, opmerkingen? Is er iets niet duidelijk?

Stuur een e-mail naar evenementen@wijnegem.be of bel 03 288 21 10.

Bekijk ook

Materiaal ontlenen of een zaal nodig voor je evenement?

Reserveer via: https://reservaties.wijnegem.be/.