Als je een activiteit of evenement met openbaar karakter organiseert, dan moet je dat aanvragen via het online evenementenloket. Dergelijke activiteiten zijn onder meer: feesten (wijkfeesten, buurtfeesten,…), speelstraten, muziekactiviteiten (festival, fuif,…), grotere sportactiviteiten (loopcross, fietstourtochten), stoeten en optochten,...
Voorwaarden
Wanneer moet je een aanvraag indienen?
Er zijn verschillende voorwaarden die bepalen wanneer een aanvraag voor een evenement moet ingediend worden. Hieronder kan je de termijnen en voorwaarden doornemen. Van zodra je aan een voorwaarde voldoet is dat de termijn waaraan je je moet houden.
Belangrijk: zodra je een activiteit met geluid luider dan 85 dB(A)LAeq, 15min, organiseert, moet je altijd een aanvraag indienen via het evenementenloket.
Verder gelden volgende bepalingen:
60 dagen op voorhand voor:
- Evenementen met meer dan 400 bezoekers
- Een groot veiligheidsrisico:
- Deelname risicovolle doelgroep zoals kinderen, personen met een beperking, ...
- Grote impact op de openbare ruimte:
- Omleiding, ...
- Speelstraat (voor de zomervakantie volstaat 30 dagen op voorhand)
30 dagen op voorhand voor:
- Evenementen met meer dan 200 bezoekers
- Fuiven
- Evenementen met tijdelijke constructies:
- Springkasteel
- Tent
- Foodtruck
- ...
- Evenementen met brandgevaar:
- Kampvuur
- Warmtestralers/kachels
- Evenementen waarbij een deel van het openbaar domein parkeer- en/of verkeersvrij moet gemaakt worden (wanneer je als handelaar in het kader van je reguliere activiteiten maximum 24 uur het openbaar domein parkeer- en/of verkeersvrij wil maken, dan dien je een aanvraag in voor Inname Openbaar Domein, niet voor een evenement)
- Doortochten, betogingen, opkomsten
- Uitzendingen, filmopnames, professionele fotosessies op openbaar domein
10 dagen op voorhand voor een melding van:
- Evenementen op privédomein met 200 of meer aanwezigen maar niet publiek toegankelijk (enkel op uitnodiging)
Als je evenement aan geen van bovenstaande bepalingen beantwoordt, dan moet je geen aanvraag of melding doen. Het lokaal bestuur vraagt wel om je steeds aan de regels te houden met betrekking tot geluidsoverlast, openbare orde en nachtrust (meer informatie hierover kan u vinden in het politiereglement). Het lokaal bestuur en de politiediensten kunnen steeds ingrijpen als er overlast wordt veroorzaakt.
Procedure
We werken met een online aanvraagformulier (handleiding onderaan bij downloads).
Omdat er bij de organisatie van een evenement heel wat komt kijken omvat een aanvraag zeer uiteenlopende vragen. Hierdoor krijg je een zicht op jouw taken en verplichtingen als organisator. De vragen gaan onder andere over: de veiligheid, geluid(snormen), duurzaamheid, verlichting, netheid,…. Bekijk ook de informatiepagina voor organisatoren, daarop hebben we deze belangrijke aspecten gebundeld. Zeker voor organisaties of personen die voor het eerst een specifiek evenement organiseren kan dit uiterst zinvolle informatie bevatten.
Vraag je evenement hier aan (met registratie)
Tip: registreer jezelf (maak een login aan)!
Dankzij jouw registratie zal EagleBe jouw contactgegevens onthouden zodat je deze niet telkens opnieuw moet ingeven. Je kan hierdoor ook steeds nagaan in welke stap jouw aanvraag zich bevindt. Bijkomend voordeel, als er iets wijzigt aan jouw aanvraag of je dient een aanvraag in die jaarlijks terugkeert, dan kan je deze met een eenvoudige klik kopiëren en moet je niet helemaal opnieuw jouw aanvraag indienen. Ook als je nog iets van informatie moet opzoeken, zal het systeem onthouden waar je gebleven bent wanneer je terug inlogt.
Vul je toch liever een aanvraag in zonder registratie? Dat kan via deze link.
Regelgeving
Lees hier de algemene voorwaarden.
Op jouw vergunning worden mogelijk bijkomende voorwaarden opgelegd.
Meer info
Wat gebeurt er nadat ik mijn aanvraag heb ingediend?
Nadat je jouw aanvraag hebt ingediend, gaan we na of je activiteit of evenement niet gehinderd zal worden door andere evenementen of eventuele werkzaamheden op het openbaar domein. Daarnaast worden toestemmingen of adviezen van de hulpdiensten (politie, brandweer en medische diensten), de veiligheidscel en het college van burgemeester en schepenen voor jou verzameld.
Van zodra de nodige positieve adviezen verkregen zijn en na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen, ontvang je een officiële toelating voor jouw evenement.
Nood aan meer uitleg? Vragen, opmerkingen? Is er iets niet duidelijk? Twijfels om te starten met organiseren, contacteer ons zodat we kunnen zeggen in welke fase jouw aanvraag zit en wat dit betekent. Je kan ons bereiken via evenementen@wijnegem.be of 03 288 21 10.
Bekijk ook
- Materiaal ontlenen of een zaal nodig voor je evenement?
Reserveer via deze link.
- Welke maatregelen kan je nemen bij warme temperaturen?
Voor meer informatie over mogelijke maatregelen kan je hier terecht.
- Meer informatie nodig bij het organiseren?
Die kan je hier vinden.